Een blik achter de schermen.
Bij de loodgieter lekt de kraan ook wel eens. Ik was tot voor kort die loodgieter, niet echt natuurlijk want ik ben nogal van het onhandige type 🥴.
Ik neem je even mee voor een blik achter de schermen.
In mijn efficiëntie-check, die je trouwens nog altijd kan invullen als je wil 😉, licht ik in de persoonlijke feedback toe waarom het zo belangrijk is om standaardtaken per projecttype en fase te hebben. Uiteraard zit dat allemaal grotendeels in ons hoofd, maar we zijn ook maar mensen. Mensen die nog 1000 andere dingen in hun hoofd hebben en dus ook iets kunnen vergeten.
Maandag is mijn vaste 'FUNDAMENTENANALYSE-DAG'. Ik heb er ondertussen al een paar achter de rug en ondanks dat ik vooraf goed nagedacht had over de prijs en inhoud, deed ik er vee-eel te lang over om het rendabel te houden.
Wat was er nu aan de hand?
Ik had geen SOP (Standard Operating Procedure). Het proces was nog niet gestroomlijnd genoeg. Ik had nog te veel denkwerk op het moment zelf. En ik moest last-minute beginnen schuiven met mijn planning om het actieplan tijdig klaar te hebben.
Mijn template, die ik gebruikte tijdens het overleg en om later een analyse van te maken, was onvoldoende uitgewerkt met info die altijd deel. En ik had telkens te veel copy/paste werk.
Tijd om hier iets aan te doen dus. Ik neem je even mee hoe ik het opgelost heb.
Om te beginnen schreef ik een SOP uit.
Ik gebruik hier Notion voor, maar in een simpel Word- of Excel document, kan dit evengoed.
Een klant boekt in mijn online kalender zelf een afspraak in.
Een klant kiest zelf waar we afspreken (op kantoor, in Leuven of online.)
Een klant geeft zelf adresgegevens in en deze komen in agenda-afspraak te staan.
Eventueel verplaatsen van de afspraak kan de klant zelf via de ‘reschedule-knop’.
Een klant wordt doorgestuurd naar een betaalpagina, betaalt onmiddellijk online.
Een factuur wordt automatisch opgemaakt en bezorgd. In mijn mailprogramma krijgt deze persoon automatisch een ‘tag’: klant fundamentenanalyse.
Na bevestiging van de afspraak en betaling, wordt er een werkblok ingepland om de fundamentenanalyse te verwerken.
De klant krijgt één week op voorhand automatisch een herinnering van de afspraak.
In dezelfde mail zit een bijlage met de thema’s waar we het gaan over hebben.
Ik herhaal nog wat ik van hem/haar verwacht qua voorbereiding.
De fundamentenanalyse zelf, op maandag.
Op de dag zelf maak ik een nieuwe afspraak voor de terugkoppeling van het actieplan, streefdoel maximaal 2 weken later.
De verwerking van de fundamentenanalyse in een actieplan.
Een terugkoppeling van het actieplan met de klant.
Na de terugkoppeling bezorg ik een mail met de analyse zelf. Ik gebruik hier een templatemail voor.
Ik plan ineens ook een mail in waarin ik feedback vraag over hoe ze de fundamentenanalyse ervaren hebben. Dit gaat via een online vragenformulier.
Enkel een SOP opmaken en hier dan niets mee doen, heeft weinig nut natuurlijk 😉. De stappen waar er een taak voor mij aan vast hangt, dienen in mijn takenlijst te komen. Hier heb ik een 'button' voor gemaakt in Notion. Met één druk op de knop komen de taken van een fundamentenanalyse in mijn takenlijst terecht.
Ook aan de template heb ik verder gewerkt.
Er zijn 16 thema's met in totaal 100 vragen. In het actieplan sorteerde ik deze vragen per thema en daarna per 'impact'. Ik moest steeds de filters aanpassen en daarna plakken in mijn actieplanbundel. Dat was veel werk!
Ik heb 3 uur gewerkt aan de template, waardoor alles klaarstaat in de juiste vorm. Ik moet nu enkel het denkwerk doen. Daarna kan ik een pdf maken en deze gemakkelijk samenvoegen met mijn actieplan. Dit was dus éénmaal veel werk, maar gaat mij per fundamentenanalyse zeker één uur werk uitsparen. Stel dat ik 20 fundamentenanalyses verkoop, betekent dit 17 uur winst.
Dit gaat nu nog maar over een 'simpele' fundamentenanalyse.
Bedenk wat dit voor jou kan betekenen in een bouwproject. Daar zitten per fase wel een paar fundamentenanalyses in.
Reken maar eens uit...
Wil jij graag dat er iemand met een frisse blik eens kijkt naar jouw processen? Dat kan dus in een fundamentenanalyse 😉.
>>> Hier kan je meer info vinden: https://www.iens.be/fundamentenanalyse
Je kan alles wel vinden op google als je wil. Maar wat je niet kan googelen zijn mijn tips speciaal voor (interieur)architecten met mijn persoonlijke touch er bij.
Laat je gegevens hieronder achter en IENS nieuws is op komst ✉️.