Ligt het wel écht aan de stagiair?

Onlangs sprak ik een stagiair architecte. Ze was een klein jaartje geleden begonnen bij een middelgroot architectenbureau. Ik was in eerste instantie een beetje verbaasd van haar mondigheid (ik zou er 20 jaar geleden nog veel van kunnen leren), anderzijds vond ik het super dat ze gewoon durfde uit te spreken wat ze dacht.

“Ik ben stagiair. Ik heb nog heel veel te leren, dus ik zoek houvast. Maar als ik collega A een vraag hoe je iets moet doen, zegt hij X. Vraag ik het een uur later aan collega B, dan moet het ineens volgens methode Y.”

Ze keek me redelijk wanhopig aan en zei dus heel terecht:

“Die mensen werken daar al 20 jaar! Hoe kan het in godsnaam dat er na 20 jaar nog steeds geen uniforme methode is afgesproken om dingen gewoon op dezelfde manier te doen?!”

Ze heeft dus 100% gelijk. 💪

Het is makkelijk om te zeggen dat “stagiairs niet efficiënt of zelfstandig kunnen werken”. Maar ligt dat wel aan hun inzet? Als je géén duidelijke structuur of houvast biedt, voelt zo’n stagiair zich als een ongeleid projectiel dat continu moet gissen wat de ‘juiste’ manier is.

Het probleem ligt dus niet altijd bij de stagiair, maar ook bij het ontbreken van een heldere werkwijze. En daar draag je als bureau zélf de verantwoordelijkheid voor. Je kunt van iemand die nieuw binnenkomt simpelweg niet verwachten dat die weet hoe het bureau draait, als niemand het ooit uniform heeft afgesproken of vastgelegd. Soms moeten we dus ook eens in eigen boezem durven te kijken 🫢.

Wat kost dat ontbreken van structuur echt?

Stel dat iedereen in jouw bureau wekelijks slechts 2 uur verliest aan zoeken, navragen, dubbel werk, …

“Twee uur per week verliezen.” klinkt misschien als veel. Je denkt misschien: ‘’Goh ja, zo veel zal dat bij mij wel niet zijn."

Maar sta er eens bij stil waar die 2 uur zoal kunnen inkruipen:

🔹 Snel-snel iets moeten rechttrekken omdat het door de waan van de dag/week/maand te laat was opgemerkt of zelfs helemaal vergeten. Een paar extra telefoons en mails en een paar grijze haren extra.

🔹 Extra uitleg geven aan een medewerker omdat het niet meteen helder is wat er precies moet gebeuren of hoe hij/zij eraan kan beginnen.

🔹 Een uur langer vergaderen om simpelweg de to-do’s en status per project te overlopen — tijd die compleet zinloos is als je een centraal dashboard hebt waarin iedereen in één oogopslag ziet wat er loopt.

🔹 Een paar mails van klanten met ‘kleine’ vragen beantwoorden. Bijvoorbeeld om hen de laatste plannen nog eens door te sturen, of op te lijsten wat de stand van zaken is van de offerte-aanvragen, om hen toe te lichten dat het niet jouw taak is om de coördinatie van de werf te doen, …

Als je al die ‘kleine’ losse momenten optelt, zit je héél snel aan 2 uur per week.

Ik maakte daar op Instagram en LinkedIn een concrete berekening van.

Weten dat er iets moet veranderen is één ding… weten wáár je begint is twee.

Een eenduidige werkwijze en een procesflow zijn er niet om mensen in een keurslijf te dwingen. Het is er juist om houvast te bieden: aan de stagiaire die net binnenkomt, aan de medewerker die er al 10 jaar werkt, én aan de zaakvoerder.

Maar ik weet het: je hebt geen tijd om wekenlang theoretische cursussen te volgen of je hele bureau vanaf morgen op z’n kop te zetten. Je wil gewoon to the point weten wat jou het snelst meer rust en rendement oplevert.
​
En daar kan ik bij helpen, als je daar klaar voor bent. 🙌
Boek een gratis strategiegesprek in en dan bespreken we samen jouw specifieke situatie: https://tidycal.com/iens/strategiegesprek