Van 'alles zit in ons hoofd' naar een bureau dat klaar is om nieuwe collega's te verwelkomen.
MADE Architects levert prachtig werk af, en wilde dat ook op vlak van structuur en processen.
Samen stippelden we een plan van aanpak uit - met efficiëntere processen én extra tijdswinst als resultaat.
Gill Matthyssen en Liesbeth Storkebaum, zaakvoerders van MADE Architects
📸 Koen Broos
Wat als één van ons tijdelijk uitvalt?
Sinds 2014 staan Liesbeth Storkebaum en Gill Matthyssen als partners aan het hoofd van MADE Architects. Een Antwerps architectenbureau met een uitgesproken visie rond duurzaam bouwen in de stad. Hun portfolio bestaat uit een bonte mix van projecten voor overheden en particulieren. Die zien er op het eerste gezicht eenvoudig uit - maar wie goed kijkt, ziet dat er krachtige keuzes rond kleur, textuur en ruimte achter schuil gaan.
De afgelopen jaren zagen zaakvoerders Liesbeth en Gill de projecten van het bureau steeds groter en uitdagender worden. Heel fijn natuurlijk, maar intern zorgde dat voor de nodige uitdagingen. Nieuwe collega's één-op-één begeleiden? Daar was amper nog tijd voor. En bij sommige projecttypes moest het team efficiënter werken om rendabel te blijven. Iets waar zelfs hun meest ervaren medewerkers soms mee worstelden.
Het gevolg? Jongere architecten die soms verloren liepen. Omdat ze niet altijd wisten welke stappen nog nodig waren in een fase, of hoe ze een nieuwe fase moesten opstarten. Daarbovenop zorgden nieuwe normen en regels voor almaar meer taken, zonder dat de verloning automatisch mee steeg. Projecten die vroeger op tijd klaar waren, sleepten nu langer aan. Met een direct effect op de winstgevendheid: meer tijd per project, zonder dat daar meer omzet tegenover stond.
Op een gegeven moment stelden Liesbeth en Gill zichzelf een simpele, maar ongemakkelijke vraag: "Stel dat één van ons twee nu uitvalt, dan zitten we met een probleem. Hoe kunnen we ons daar als bureau op voorbereiden?"
De hands-on mentaliteit van Ineke sprak ons direct aan.
Liesbeth en Gill lieten zich niet ontmoedigen, en staken als zaakvoerders zelf de handen uit de mouwen. Ze volgden losse workshops en opleidingen, en stapten zelfs in een coaching traject. Dat zette dingen in gang, maar zorgde niet voor de radicale verandering waar ze op hadden gehoopt. Hoe dat kwam? Wat ze leerden, moesten ze zelf nog doorvertalen naar hun eigen situatie - en daar ontbrak simpelweg de tijd voor.
Liesbeth en ik kenden elkaar nog vanuit mijn tijd bij het GO!. Opvallend: in ons eerste gesprek ging het geen moment over ‘meer rust vinden’ of ‘minder stress ervaren’. Wat ik tussen de regels wel hoorde: een groot verlangen om in hun interne organisatie naar een zelfde niveau van professionaliteit te streven als in de ontwerpen die ze afleveren:
deadlines die zonder fout gehaald worden
aanvragen die op tijd de deur uit gaan
teamleden die zelfstandig hun weg vinden in een project
Al die tijd waren Liesbeth en Gill vooral bezig geweest om hun schip op koers te houden. Om die koers ook eens te evalueren en bij te sturen, was er simpelweg nooit tijd.
Tot ze besloten om daar samen met mij naar te kijken.
Zo pakten we het samen aan:
1. We startten met een Fundamentenanalyse: één namiddag waarin we ons samen over 14 thema's bogen, gaande van projectstructuur tot rendabiliteit. Aansluitend bepaalden we drie prioritaire actiepunten waar we in de fases daarna mee aan de slag gingen. Bij hen waren dat projectstructuur, communicatie met klanten & team en samenwerking met aannemers.
2. Structuur en cijfers: ik bracht alle projecten samen in duidelijke projecttypes, en berekende op basis van tijdsregistratie-data de gemiddelde doorlooptijd, werkbelasting en rendabiliteit per type
3. Taken per fase: voor het minst rendabele projecttype van MADE Architects (= woningen voor particulieren) werkte ik het volledige proces uit - inclusief het oplijsten van output, taken en volgorde per fase.
4. De klantenreis: we schreven het traject uit vanuit het perspectief van de klant: wat houdt elke fase in? Wat doet de architect? Wat wordt er van de klant verwacht? We stelden ook een reeks veelgestelde vragen op, zodat het team hier telkens opnieuw naar kan verwijzen.
Belangrijk: in elk van deze 4 stappen vertrokken we telkens vanuit de eigen data en specifieke manier van werken van MADE Architects. Geen algemene theorie dus, wel een volledige focus op hun bureau en cijfers.
De winst zit ‘m vooral in de duidelijkere processen.
We zijn intussen anderhalf jaar verder. Sjablonen, checklists, een oplijsting van elke stap in het proces: het staat intussen allemaal centraal gedocumenteerd, in plaats van verspreid over drukke hoofden en losse e-mails. Toch zijn Liesbeth en Gill de eersten om toe te geven dat de implementatie nog volop bezig is. Nieuwe gewoontes vormen kost tijd. Daarom blijf ik MADE Architects ook de komende maanden nog verder begeleiden.
Eén ding is nu al kristalhelder: de tijd (en bijgevolg de kostprijs) die nodig is per fase en per projecttype. Daardoor weet het team intussen exact welke projecttypes makkelijk rendabel zijn, en bij welke ze extra alert moeten zijn op de gepresteerde uren. Een factor die meespeelt in gesprekken met potentiële klanten of bij opportuniteiten voor projectoproepen en ontwerpwedstrijden die passeren.
Die duidelijkheid komt precies op het goede moment. MADE Architects wil op termijn graag groeien naar een team van 10 medewerkers, en is daarvoor nu al op zoek naar een extra architect. Fijn vooruitzicht: die nieuwe collega kan straks in één oogopslag zien in welke fase een project zit, wat de volgende stap is, en wat er van hem of haar verwacht wordt. Ook dat is winst.
Als ik terugblik op het parcours dat we samen hebben afgelegd, dan zie ik een bureau dat voorbereid is - niet alleen op de projecten van vandaag, maar ook op de groei van morgen.
📸 Koen Broos
Ineke komt soms met dingen waarvan ik denk: ‘daar was ik zelf nooit opgekomen’.
"Hoe we als architectenbureau beter en efficiënter werken: op papier is dat iets wat wij als partners gewoon zelf zouden kunnen uitzoeken. Maar in de praktijk merken we dat het best een uitdaging is om daar als zaakvoerders tijd voor vrij te maken, zeker als je ook nog wil toekomen aan creatief werk naast alle administratie.
Ineke heeft zelf in de praktijk gestaan als architect én als bouwheer, en dat is een absolute meerwaarde. Ze komt soms met dingen waarvan ik denk: ‘daar was ik zelf nooit opgekomen’ “
Gill Matthyssen - MADE Architects
Zelf ook nood aan zo’n frisse, externe blik?
Op deze pagina lees je alle details over de fundamentenanalyse, mijn 1:1 aanbod voor groeiende architectenbureaus.
Liever eerst kennismaken? Boek dan hier je gratis strategiegesprek.