Hoe bepaal je jouw output en taken per fase voor een efficiënt projectmanagement?
In deze blogpost duiken we in het belang van het definiëren van jouw output per fase in een project. Ik bespreek hoe je jouw aanbod (of output per fase) kunt vertalen naar een concrete takenlijst en waarom dit cruciaal is voor zowel jouw efficiëntie als de duidelijkheid naar je klanten toe. Ik neem je graag stap voor stap mee.
Wat bedoel ik met output per fase?
Elk project, ongeacht het type, bestaat uit verschillende fases. Denk aan voorontwerp, vergunning, aanbesteding en uitvoering. Per fase lever je specifieke resultaten, ofwel jouw "output", of jouw “aanbod”. Deze output is wat je aan je klant presenteert als tastbaar resultaat van jouw werk in die fase. Door deze output helder te definiëren, weet je precies wat je moet doen en wat je klant mag verwachten.
Bijvoorbeeld:
Output fase voorontwerp
Twee schetsontwerpen
Eén voorontwerp
Drie klantgesprekken
Een voorbespreking met een stedenbouwkundige instantie
Output fase werfopvolging
Tien werfbezoeken
Een verslag per bezoek
Coördinatie van de werkzaamheden (indien afgesproken)
Door je output per fase in een droge, duidelijke lijst te zetten, creëer je een overzicht dat zowel voor jou als voor je klant transparant is.
Waarom is het belangrijk
om je output te bepalen?
Het definiëren van je output per fase heeft meerdere voordelen:
Duidelijkheid voor jezelf
Als je niet precies weet wat je in elke fase moet opleveren, loop je het risico dat je overenthousiast te veel aflevert. Of dat je inefficiënt werkt, een beetje in rondjes draait. Taken niet in de juiste volgorde doet, dingen vergeet, … Dit kan leiden tot gemiste deadlines of zelfs ontevreden klanten. Een duidelijke taaklijst helpt je gefocust te blijven.
Transparantie voor je klant
Als jouw output vaag is, hoe kan je klant dan weten wat hij mag verwachten? Door je deliverables helder te communiceren, zijn de verwachtingen duidelijk en voorkom je misverstanden.
De rendabiliteit van jouw projecten
Veel (interieur) architecten hebben de neiging om "te veel" te doen in een poging hun klanten te plezieren of gewoon omdat ze zelf zo enthousiast bent. Ik begrijp dat volledig. Alleen … gaat dit vaak ten koste van je rendabiliteit. Door je output te beperken tot wat je hebt afgesproken, bescherm je jezelf. Wil de klant meer? Dan kun je extra werk in rekening brengen. Door vooraf goed te communiceren over wat je wel en niet doet, wordt het gemakkelijker om een meerwerk aan te rekenen.
Hoe zet je jouw output om in een taaklijst?
Het omzetten van je output naar een taaklijst is eenvoudiger dan je denkt.
Volg deze stappen:
Identificeer de fases van je project
Bepaal welke fases jouw project heeft. Dit kan per type project verschillen, maar vaak zijn het fases zoals voorontwerp, vergunning, aanbesteding, uitvoering en nazorg (niet vergeten deze laatste).
Beschrijf de output per fase
Maak per fase een lijst van wat je oplevert. Houd het concreet en meetbaar. Bijvoorbeeld: "Twee schetsen" of "Vijf klantgesprekken".
Maak een takenlijst
Vertaal je output naar specifieke taken. Bijvoorbeeld:
Output = een eerste schetsontwerp
Contact opnemen stedenbouw bouwvoorschriften
Bouwvoorschriften nakijken ( + maak een checkijst)
Vergadering inplannen om eerste terugkoppeling klant 3 weken na opstart fase
Schetsontwerpen maken
Eerste check met budget
Presentatiebundel schetsontwerp 1 maken. Deze bundel bevat … (maak er een checklijst van)
Ontwerpvergadering 1
Verslag maken
Presentatiebundel opladen op Dropbox (2 VO > PDF+DWG)
Evalueer en optimaliseer
Vraag jezelf af:
Is mijn output realistisch?
Klopt dit met mijn ereloon?
Doe ik niet te veel?
Hoe kan ik dit efficiënter maken, eventueel automatiseren?
Doe ik het meeste van deze taken zelf graag/goed, of is uitbesteden een optie?
Is dit duidelijk voor mijn klant?
Als er iemand nieuw in mijn bureau zou starten, kan ik deze takenlijst geven en kan hij/zij zelfstandig aan de slag?
Pas je lijst aan waar nodig en blijf sleutelen tot het helemaal goed zit.
Help? Mijn output is
nog niet duidelijk.
Als je output per fase nog vaag is, is het tijd om aan de slag te gaan. Een vage output leidt tot vage verwachtingen, en dat is een recept voor frustratie bij zowel jou als je klant. Stel jezelf de volgende vragen:
Wat lever ik precies op in elke fase?
Hoeveel tijd of middelen kost dit?
Is dit in lijn met wat mijn klant verwacht?
Als je merkt dat je te veel doet, stel dan grenzen. Dit helpt je niet alleen om efficiënter te werken, maar ook om je werk beter te waarderen en je rendabiliteit te verhogen.
Conclusie
Het bepalen van je output per fase is een krachtige eerste stap om je projecten te structureren. Door je deliverables helder te definiëren en om te zetten in een takenlijst, creëer je duidelijkheid voor jezelf en je klant. Dit beschermt je rendabiliteit en voorkomt dat je te veel hooi op je vork neemt. Neem de tijd om je output per fase te analyseren en te optimaliseren – het zal je workflow, je headspace én je bankrekening ten goede komen!
Wil je hier graag mee aan de slag gaan?
Zet je dan vrijblijvend op de wachtlijst van Ontwerp je structuur. Lees er hier meer over.