De resultaten van de tijdsregistratie.
Ik vroeg aan mijn ‘volgers’ of ze hun tijd registreerde.
Ik deel even de resultaten, want ze zijn te interessant 😉 en geef jou ineens ook wat tips mee.
Ik ben blij om te zien dat bijna 90% zijn/haar tijd registreert of tenminste toch zijn best doet!
50%: Ja, tuurlijk
39%: Ik doe mijn best, maar het lukt niet altijd
11%: Nee, dat is niets voor mij
Ik vind dit een mooi resultaat. 👍
Ben jij nog op zoek naar een eenvoudige (gratis) tool, dan help ik je graag op weg. Aan de hand van enkele criteria komen voor mij Toggl Track en Clockify er als goede kandidaten uit. (Ik gebruik Toggl ook zelf).
Waarom ben ik er zo enthousiast over:
ze registreren per project en per fase;
je kan er gemakkelijk rapporten uit halen. Dat kan voor jouw medewerkers handig zijn om te factureren aan jou of voor jou om opvolging te doen van je projecten;
je kan aanduiden of de uren 'billable' zijn. Of je kan aanduiden of het extra niet-voorziene uren zijn;
je krijgt pop-ups om je te helpen herinneren aan het registreren;
trackt waar je mee bezig bent (in welke tabbladen en programma's je gewerkt hebt)
connecteert met je agenda, daardoor kan je sneller uren ingeven;
kan connecteren met een facturatietool (Toggl integreert met factuursturen.be, een facturatietool). Je kan van je geregistreerde uren onmiddellijk een factuur maken. Dit kan handig zijn als je in regie werkt, of voor je medewerkers die aan jou willen factureren;
Uit de bevraging bleek dat er twee hoofdredenen zijn waarom het registreren niet altijd lukt:
te arbeidsintensief
er wordt achteraf niets mee gedaan.
Om het registreren minder arbeidsintensief te maken, raad ik aan om je agenda ten volle in te zetten. Plan je week zo veel mogelijk vooruit. Maak van je weekplanning taken in je agenda. Als uw agenda linkt met de tijdsregistratietool, kan je taken in je tijdsregistratietool gemakkelijk toewijzen aan een project. Als je nog lege gaatjes hebt, kan je via de tracking achteraf opzoeken wat je toen gedaan hebt. Zie je het niet zitten om voortdurend bezig te zijn met te registreren, zou je zo bijvoorbeeld op het einde van de week wel snel een redelijk nauwkeurige reconstructie kunnen maken.
Het tweede 'bezwaar' is minder gemakkelijk op te lossen. Als je geen intrinsieke motivatie hebt om iets te doen, dan wordt het lastig om het vol te houden. Helemaal te begrijpen! Je doet acheraf niets met de info uit de tijdsregistratie, dus je ziet er het nut niet van in.
Om je tijdsregistratie te kunnen opvolgen zijn er extra handelingen nodig, die er door de drukte, niet altijd van komen. Je weet niet exact hoeveel uren je al gepresteerd hebt tegenover je ingeschatte uren, je doet geen nacalculatie, er is geen financiële opvolging.
Om dit te kunnen doen heb je een 'all-in' tool nodig. Een tool waar je uw tijdsregistratie, planning, financiële opvolging, prognoses, ... allemaal samen in bijhoudt. Ik ben van mening dat als je werkt met een all-in tool dat tijdsregistratie minder lastig wordt. Het is dan geen moetje meer waar je misschien achteraf toch niets mee doet. Nee, je hebt die input juist nodig om de tool te laten werken. Je ziet wat de voordelen zijn. Je denkt er minder over na en het wordt een evidentie.
Je krijgt een intrinsieke motivatie en dan gaat het allemaal gemakkelijker.
Ik ben momenteel volop bezig met “all-in” tools te testen en zo de plus- en minpunten tegenover elkaar te zetten. Ondanks dat (interieur)architecten in grote lijnen veelal op dezelfde manier werken, legt ieder bureau zijn accenten ergens anders en daar horen ook andere tools bij (bv afhankelijk of je werkt met een % ereloon, forfaitaire prijzen, type opdrachten, grootte van je bureau, … ).
Als je helemaal tot hier gelezen hebt, vond je het hopelijk interessant. Wil je graag als eerste weten wat ik allemaal kan uitvinden om jouw (interieur)architectenbureau efficiënter te laten werken?
Laat je gegevens hieronder achter en IENS-nieuws is op komst ✉️