Ontwerp je structuur

Je bureau draait, klanten weten je te vinden en je kan er eindelijk van leven (halleluja). Maar je voelt ook: als ik dit nog jaren wil volhouden, moet het anders. Je bent klaar voor de volgende stap — meer structuur, meer overzicht, minder druk op jouw schouders.

In Ontwerp je Structuur bouw je in 8 maanden een gestroomlijnde procesflow die je in één helder systeem giet. Daardoor verlopen projecten vlotter, kan je ze met veel minder moeite beheersen, weet je team precies wat wanneer moet gebeuren, en ben jij niet langer de bottleneck van je eigen bureau. Je krijgt je agenda terug onder controle — en er komt terug ruimte vrij in je hoofd.

Dat heb ik nodig.

  • "Ineke brengt rust en structuur."

    Ineke is iemand die denkt in mogelijkheden en niet in problemen. Met haar aanpak bracht ze rust en structuur in de chaos. Haar kennis van technische tools is eindeloos, net als haar geduld :)

    Je voelt aan alles dat ze weet wat het is om een architectenbureau te runnen, dat vind ik echt een enorme meerwaarde.


    Shana - Ferm architectuur
    📸 bureau Rozah

  • "Ineke begrijpt als architect perfect hoe onze wereld werkt en waar onze struggles zitten."

    Het traject gaf me eindelijk een sterke basis om mijn bureau te structureren: geen to-do’s meer die ik telkens opnieuw moet uitdenken, maar een duidelijke flow en zicht op onze workload.

    Ineke begrijpt als architect perfect hoe onze wereld werkt — en waar onze struggles zitten.
    Het traject brengt tijd, overzicht, rust.

    Layla - atelier LL

Wat zou de 25-jarige versie van jezelf denken als die je de hele dag ziet brandjes blussen?

Toen je afstudeerde als (interieur)architect, was er maar één ding dat jou in de ban hield: de wereld mooier maken met coole architectuur. 

Maar zoveel jaar na dat felbegeerde diploma is jouw dagelijkse realiteit heel wat minder creatief en onbezorgd dan je voor ogen had.

Nochtans start je elke werkweek vol goede moed. “Vandaag werk ik die omgevingsvergunning af, dan kan ik dinsdag dat voorontwerp beginnen uitwerken, en dan op woensdag…”

Tot je oog valt op een e-mail van een nieuwe klant (onderwerp: ‘kleine vraag’).

Je ineens beseft dat je die vergunningsaanvraag nog moet aanpassen.
Die ene aannemer belt met de vraag om ASAP naar de werf te komen.

Voor je er erg in hebt, is het vrijdagavond. Tijd om aan het weekend te beginnen. Maar die UIT-knop in je hoofd? Die is ook deze week weer nergens te bespeuren 🤷🏼‍♀️

☑️ Je dagen voelen als een aaneenschakeling van brandjes blussen en ad-hoc gedoe. Planning, structuur, houvast? Dat is er bitter weinig. En dus bekruipt de twijfel je soms: “Ga ik het op deze manier wel volhouden?”

☑️ Deep work, ontwerpen in flow: allemaal mooi in theorie. Maar euhm… hoe doe je dat precies, met klanten en medewerkers die elk kwartier komen aankloppen met vragen en verzoeken?

☑️ Als een klant “wanneer kan je beginnen?" vraagt, zou je nog het liefst van al onder tafel willen kruipen. Want hoeveel werk je nog hebt aan andere, lopende projecten? Daar heb je maar vaag een idee van (laat staan dat je weet wanneer je opnieuw lege ruimte in je agenda hebt)

☑️ Telkens als er een nieuw project opstart, scroll jij door oude mails en ga je op zoek naar documenten in je archief. “Verdorie, hoe had ik dat vorige keer ook alweer aangepakt?” Je hebt het gevoel dat je telkens opnieuw het warm water moet uitvinden, en dat zuigt je leeg.

☑️ Je wil nieuwe klanten aantrekken, maar je hebt zo weinig zicht op je werkbelasting dat je niet weet of je keihard in sales modus moet schieten of eigenlijk al safe zit voor dit kalenderjaar. Daardoor voel je je vaak onrustig.

De grootste bottleneck in je bureau? Dat ben jijzelf.

Beeld je eens in hoeveel tijd én rust het zou opleveren als je één efficiënt systeem had waar je altijd op kan terugvallen?

Na Ontwerp Je Structuur…

… krijgt je hoofd terug ruimte en werkt je team volledig zelfstandig. Geen vragen meer zoals “wanneer moet het voorontwerp alweer klaar zijn?” of “wie is de veiligheidscoördinator?”.
Maar één centrale plek waar je team letterlijk ALLES terugvindt: deadlines, je eigen planning, taken per project, protocollen, contactpersonen,  materialen, referenties, inspiratie, doelen, ideeën…

… kan jij met vertrouwen je beloftes aan je klanten waarmaken. Want je weet exact hoeveel projecten je aankan, hoeveel ruimte je nog hebt en wanneer je nieuwe klanten kan opstarten. Geen nattevingerwerk meer, hoera! (en ook geen avondjes/weekends doorwerken, omdat je toch “ja” zei terwijl je agenda eigenlijk al overvol zat)

… heb jij jouw workflow helemaal uitgeschreven in een gestroomlijnd proces. Zitten alle taken in de juiste volgorde, weet je wanneer je wat moet doen. En dat geeft direct rust: geen twijfel meer of je (of je medewerker) iets aan het vergeten bent.

… kan jij de tabbladen in je hoofd sluiten, want je hebt een extern brein: een systeem dat onthoudt wat jij al lang vergeten was.

… heb je je to-do lijstje onder controle. Je klapt op maandagochtend je laptop open en zie je in één oogopslag wat je vandaag, deze week en deze maand te doen hebt. Gedaan met to do’s overschrijven van het ene naar het andere to do lijstje.

… kan jij, en je team, taken veel sneller uitvoeren, omdat alle info die je nodig hebt om er aan te beginnen niet verspreid staat over twintig verschillende documenten, mapjes, Excels, notities, … Je denkt na over de meest efficiënte uitvoeringsmethode.

…heb jij jezelf als zaakvoerder meer misbaar gemaakt. Doordat de taakverdeling en processen kristalhelder zijn, kan je team zelfstandig aan de slag. Zo komt er opnieuw meer tijd vrij voor projecten of -stel je voor!- aan je zaak te werken.

Ik wil mijn structuur ontwerpen

1 + 1 = 3

De echte winst van Ontwerp Je Structuur?

Die zit ‘m in het denkwerk voor we beginnen met bouwen.
Want een helder proces in een goed systeem doet je resultaat exponentieel groeien. Maar chaos in een systeem? Dat blijft gewoon chaos, hoe mooi je het ook verpakt.

En precies daarom werk ik niet met one‑size‑fits‑all-oplossingen: tijdens het masterplan en denkwerk kijken we naar jouw manier van werken en je bureau, zodat het systeem echt op maat is en perfect bij jou past.

De tabbladen in mijn hoofd kunnen sluiten.

“We wilden houvast, overzicht en gestroomlijnde processen.

Dankzij Ontwerp je Structuur zijn de evidente vragen van onze medewerkers drastisch verminderd. En de tabbladen in mijn hoofd zijn eindelijk gesloten.

We hadden al veel templates en checklijsten, maar ze werden niet gebruikt. Nu zitten ze allemaal op één plek en helpen ze ons in onze dagelijkse werking. ”

LP

  • Ik mag op de rem staan.


    “Het geeft zoveel rust om eindelijk te weten hoeveel en welke type projecten ik moet aannemen om mijn jaaromzet te halen.


    En misschien nog belangrijker: het gaf me de bevestiging dat ik gerust eens op de rem mag gaan staan.

    En dat inzicht kwam er al na het masterplan. Ik ben er meteen mee aan de slag gegaan.”

    KD

  • Dit gaat ons massa's tijd besparen

    “Ik merk dat klanten alsmaar mondiger worden en meer betrokken willen worden bij het bouwproces. Maar hen constant up-to-date houden vraagt veel, zeker bovenop al ons ander werk.

    Dankzij Ontwerp je structuur hebben we nu een handig klantenportaal in Notion, waar we nog jaren op verder kunnen bouwen en dat ons massa’s tijd gaat besparen.”

    Door onze communicatie ervaren ook onze klanten veel meer rust. En dat is wel heel fijn om te horen.”

    Isabelle - Ring Partners architecten

Hey, ik ben Ineke! In een vorig leven zelf architect, nu op missie om jouw bureau efficiënter te maken.

Nadat ik jarenlang ervaring opdeed bij verschillende architectenbureaus, besloot ik over te steken naar ‘de overkant’. Meer dan een decennium lang was ik verantwoordelijk voor zo’n 200 scholenbouwprojecten van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap, waar ik samenwerkte met architecten als bouwheer.

Ik weet als geen ander hoe je (niet) efficiënt een architectenbureau kan runnen en tegelijk hoe je je klantenervaring kan verhogen (een win win dus).

Bij het GO! nam ik niet alleen de coördinatie op mij, ik perfectioneerde er ook alle workflows en interne processen.

In die periode leerde ik Notion kennen. Als structuur-lover was ik direct verkocht. Jarenlang sleutelde ik aan m’n eigen processen en templates, tot ik een systeem had dat perfect werkte voor mij.

Waarom ik fan ben van Notion? Omdat het zo’n veelzijdig systeem is, dat je perfect kan inrichten met die elementen die jij nodig hebt. Een ideale match voor bureau’s die laagdrempelig willen communiceren met klanten en hun projectmanagement vlotter willen laten verlopen. In een (interieur)architectenbureau bevindt zich enorm veel informatie: in de hoofden van mensen, maar ook verspreid over talloze documenten en tools. Notion kan dit allemaal centraliseren.

Sinds 2022 geef ik met IENS mijn passie voor structuur door aan ambitieuze (interieur)architecten.

In een betaalbaar groepstraject met quasi 1:1 begeleiding.

Waar een business coach eerder zal focussen op theorie en mindset, help ik je om de vertaalslag naar de praktijk te maken.

Samen doen, implementeren en concreet uitwerken: daarvoor ben ik graag jouw sidekick. Ik sta aan je zijde om je taken en output helder te maken, en die daarna te implementeren in een systeem dat werkt voor jou. Zodat alles in jouw bureau op rolletjes loopt, en jij klanten aantrekt die je werk écht naar waarde schatten. 

HELP ME OUT, INEKE 🆘

Anderen aan het woord

Zo ziet het traject er praktisch uit.

  • IENS_masterplan

    1. Masterplan

    We duiken in je knelpunten en prioriteiten op vlak van efficiëntie en brengen in kaart hoe jouw systeem eruit moet zien om je business te runnen.



    Jij krijgt:

    - een uitgebreide vragenlijst + video’s. Goed voor massa’s inspiratie.

    - een 1:1 terugkoppelcall, waarin we jou persoonlijke situatie onder de loep nemen.

    - een uitgebreid rapport.


    Na het masterplan weet jij exact waar je de komende maanden best op focust om snel meer rust, overzicht & rendement te creëren.

  • 2. Voorbereiding

    In deze fase gaan we de hele workflow van een project stap voor stap uitschrijven en optimaliseren.

    Jij krijgt:

    - tweewekelijkse feedbackcalls. Stel je al je vragen in de calls, leer je van anderen én gebruik je de momenten als mini-deadlines om écht vooruitgang te boeken.

    - persoonlijke feedback op ingediende fases. Zo krijg jij 1:1 advies.

    - toegang tot een online leeromgeving met duidelijke handvaten & tutorials om je stap voor stap doorheen deze fase te loodsen.



    Na deze fase ben je helemaal klaar om je workflow in Notion te gieten.

  • 3. Implementatie

    Tijdens deze fase kies je zelf de live‑implementatiedag die het best past bij jouw planning en locatie.

    Jij krijgt:

    - een duidelijke introductie in de architectuur van de Notion‑template. Zodat je hem begrijpt én kunt laten meegroeien met je bureau. Zo haal je er niet alleen vandaag, maar ook op lange termijn het meeste uit.

    - toegang tot de volledige Start-to-Notion‑cursus, om volledig voorbereid aan de implementatiedag te beginnen.

    - live-dag waarin je aan de slag gaat onder mijn begeleiding. Je zet je volledige voorbereiding op je eigen tempo om in de template, met live ondersteuning.

    Na de implementatiedag ben jij klaar om met de template aan de slag te gaan.

  • 4. Support

    In deze fase krijg je de juiste support om je Notion‑systeem verder te finetunen, personaliseren en uitbreiden.

    Jij krijgt:

    - maandelijkse groepscalls, de groep tilt je niveau mee omhoog: je leert van elkaars vragen, ontdekt nieuwe opties en krijgt frisse inzichten.

    - toegang tot de online leeromgeving met extra tips & adviezen.

    - wekelijkse begeleiding bij vragen, uitbreidingen en optimalisaties. Je moet de technische details niet meer alleen uitzoeken — ik denk actief met je mee wanneer je vastloopt. Je staat er niet alleen voor.

    Hierna heb je een werkend systeem dat met je bureau meegroeit — én weet je hoe je het in de toekomst zelfstandig blijft optimaliseren.

Jouw investering in dit traject van 8 maanden

Ik betaal in één keer

(exclusief btw)

2.990 €

IK GA ERVOOR

Ik betaal in 6 schijven

(exclusief btw)

6x 518 €

KLINKT GOED VOOR MIJ

Notion Workspace en Klantenportaal: een kijkje achter de schermen 👀

Uiteraard wil jij graag weten wat het eindresultaat is van het traject. Is Notion helemaal nieuw voor jou, dan kan je beginnen met de introductiefilm (10’), de filmpjes van de Workspace en Klantenportaal geven je een korte inkijk.

Introductie in Notion

Notion Workspace

Notion Klantenportaal

Wil je een uitgebreide inkijk hebben in de template?

Plan hier je call in.

En dan ga ik in een half uurtje er met jou helemaal door. Zo weet jij exact wat je mag verwachten.

Start to Notion

Nog niet zo vertrouwd met Notion? Geen zorgen: als je instapt in Ontwerp Je Structuur, dan is mijn online mini-cursus Start to Notion inbegrepen. Daarmee leer je de basics in no time kennen én ben je helemaal voorbereid om tijdens de live-dag zelf de handen uit de mouwen te steken.

Hoe weet ik of Ontwerp Je Structuur iets voor mij is?

Ik behaal de beste resultaten met architecten die:

  • Beseffen dat aan je bureau werken minstens even belangrijk is als ontwerpen, coördineren en opleveren

  • Ervoor openstaan om nieuwe dingen te leren en uit te proberen om hun bureau te stroomlijnen

  • Bereid zijn om zelf aan de slag te gaan onder begeleiding van een expert die je in actie houdt

  • Gemotiveerd zijn om van duidelijke communicatie en strakke interne processen hun USP te maken

  • Feedback en de frisse blik van een buitenstaander wel kunnen appreciëren (net als bijleren van collega’s)

  • al een eerste basis qua structuur hebt staan, maar voelt dat er nog ruimte voor verbetering is

Dit traject is (nog) niet voor jou als je:

  • nog helemaal geen zicht hebt op je aanpak, aanbod en ideale klanten

  • vooral wil focussen op projecten voor klanten (want: billable hours) 

  • liever gillend wegloopt dan met een digitale tool te leren werken (Al hoef je zeker geen Notion-expert te zijn)

  • er perfect oké mee bent om alles “op gevoel” te blijven doen

  • vooral op zoek bent naar 1-op-1 begeleiding op maat (het is een groepstraject, maar in die kleine groep krijg je wel heel persoonlijke feedback en gerichte ondersteuning)

  • weerstand voelt om zelf de handen uit de mouwen te steken (het resultaat dat je boekt, is recht evenredig met de tijd en moeite die je zelf in dit traject stopt)

  • Veel waarde

    In het ontwerp je structuur traject krijg je heel veel waarde voor je geld als je bereid bent om er zelf de nodig tijd en moeite in te steken. Het traject heeft écht heel veel structuur in mijn workflow gebracht. Een echte aanrader het Ontwerp je structuur traject.


    Julie - Kaai+ architectuur

  • IENS_atelierll

    Duidelijke projectstructuur

    Het traject heeft me eindelijk een duidelijke projectstructuur en standaarddocumenten opgeleverd, waardoor ik taken veel beter kan inplannen en mijn workload per week zichtbaar is – precies wat ik wilde bereiken.
    Het fijne contact met de mededeelnemers waren een onverwachte, superwaardevolle meerwaarde door de praktische feedback van collega-architecten.

    Layla - atelier LL

  • IENS_Studio Mas

    Eindelijk een systeem

    Ik heb eindelijk een overzichtelijk systeem in Notion dat me slimmer en efficiënter laat werken.
    De template, de wekelijkse follow-up mails en het feit dat Ineke echt rekening hield met onze specifieke vragen waren een enorme meerwaarde. Ontwerp je structuur is een zeer betaalbaar traject. Doordat Ineke je écht de skills en tools aanleert om te groeien, kan dit systeem mee evolueren met mijn bureau.

    Marieke - Studio Mas
    📸 Nanted

  • Ik kan mijn klanten beter helpen

    Dankzij het traject ‘Ontwerp je structuur’ heb ik nu een klantenportaal vol informatie, waardoor ik veel minder mails moet beantwoorden en mijn communicatie met klanten naar een hoger niveau getild word.
    Het traject was top! Het klantenportaal geeft me nu enorm veel overzicht, rust en vooral: ik kan mijn klanten een pak beter helpen.

    L. - soloarchitecte

Veelgestelde vragen over Ontwerp Je Structuur:

  • Je kan het traject op elk moment starten.

    Na de 1:1 terugkoppeling van het masterplan loop ik 8 maanden met je mee.

  • Ik splits het even op in fases:

    • Fase Masterplan: reken op 2 à 3 uur voor de vragenlijst en een klein uur voor de online call met mij.

    • Fase Voorbereiding: hoe beter je je output en taken of je bouwproces vooraf op papier zet, hoe sneller je de Notion template nadien kan ‘vullen’. Reken op een 25-tal uur.
      Daarbovenop is er tweewekelijks een feedbackcall. Je kiest zelf hoeveel keer je deelneemt.

    • Fase implemetatie: je bereidt je voor op de live-dag aan de hand van tutorials en een Q&A, reken op een 3-tal uur.
      Hierna volgt de implementatiedag. We zien elkaar een volledige dag in real life, van 9u30 tot 16u30. Je kiest zelf de live‑implementatiedag die het best past bij jouw planning en locatie. Ik zet je op weg met Notion en de template, je gaat implementeren en je mag doorlopend vragen stellen. 

    • Fase support: Na de live dag ga je zelf verder aan de slag en begin je met het gebruiken van je workspace. Doordat ik voor jou een template heb ontwikkeld, neem je al een gigantische shortcut. Maar uiteindelijk werkt ieder bureau toch net iets anders en wil je de template waarschijnlijk nog wat naar je hand zetten en jouw werking gaan implementeren.

      Voorzie om hier wekelijks 1 à 2 uurtjes mee bezig te zijn. Hoe meer tijd je investeert in deze fase hoe groter het rendement van het traject. Maandelijks zijn er opvolgcalls voorzien, waaraan je kan deelnemen.

  • Gaat het ooit rustig worden? 🙈
    Gelukkig ben ik er om jou in actie te houden. Ook het feit dat je hier samen met collega-architecten in duikt werkt behoorlijk motiverend, geloof me!

    Weet dat je pas tijd gaat kunnen creëren als je eerst tijd investeert. Hoe langer je wacht met investeren, hoe langer het duurt alvorens je de vruchten gaat kunnen plukken.

    Het is wel zo dat je engagement aangaat. Die afweging moet je wel zelf even maken, of dat de komende maanden voor jou lukt.

  • Dat is helemaal oké. Je krijgt 8 maanden toegang tot al het materiaal en de Notion-template, en daarna kan je in je eigen tempo aan de slag. De terugkoppelcalls en de live-dag zijn op afgesproken momenten, maar voor de rest bouw je flexibel aan je structuur op jouw tempo.

    Tijdens de support periode sta ik klaar om je te helpen als je later terug inpikt. Goed om te weten: ik neem af en toe ook verlof (vooral schoolvakanties). Je kan wel je vragen blijven stellen, ik beantwoord ze met plezier nadien.

  • Absoluut. Ontwerp Je Structuur is juist perfect voor solo-(interieur)architecten die op zoek zijn naar meer overzicht, efficiëntie en rust in hun bureau. De structuur die je opzet, is helemaal op maat van jouw manier van werken, met of zonder team.

    Toch een team en wil je het niet graag alleen dragen?
    Goed idee zelfs, ik moedig het sterk aan. Want tijdens dit traject leg je de fundamenten voor een nieuwe manier van werken, plannen en communiceren. Als je de mensen waar je nauw mee samenwerkt van in het begin betrekt, is de kans op slagen nog veel groter.

    En uiteraard hoef je in dat geval niet dubbel te betalen voor het traject.

    Breng je extra mensen mee naar de live-dag? Dan breng ik daarvoor wel een extra bijdrage van 180€ per persoon in rekening, om de kosten voor de locatie en catering te coveren.

    Je kan één extra personen toevoegen op de check-outpagina.

  • Ten eerste: super goed als jij als een CRM systeem hebt. Idealiter houd je hier je tijdsregistratie, project- en bureauplanning, rendabiliteit van je projecten in bij. Je gebruikt deze tool ook voor je facturen.

    Wat er vaak nog mist in dit soort tools is een plek waar je je processen, workflows, protocollen, checklijsten, materialendatabank, … kan bijhouden. In Notion kan je de workflow van typeprojecten omzetten in een takenlijst, gekoppeld aan personen en met deadlines. Nadien kan jij deze taken overzichtelijk inplannen in je agenda.

    Op deze manier creëer je rust en overzicht.

    Notion is complementair aan je CRM-systeem.

  • Je kan perfect beginnen met de gratis versie. Daar kom je al heel ver mee.

    Om je een idee te geven: ik werk zelf al jaren met Notion en heb pas in 2024 een betalend abonnement genomen.

    Waarom? Omdat ik meer dan 10 gasten wou toevoegen en omdat ik sommige extra functionaliteiten (zoals bv. dicteren, AI, grafieken, …) wel een enorme meerwaarde vond die mij heel veel tijd uitsparen.

    Ik heb zelf het Business abonnement, dat kost me 19,50€ per maand en per gebruiker. Meer info over de tarieven van Notion vind je hier.

  • Het is zeker een investering, daar moeten we niet flauw over doen.

    Maar als je weet dat je met een helder systeem makkelijk 10 tot 20 uur per project kan uitsparen (en dat blijft zich herhalen), dan snap je ook: je hebt je investering er na enkele projecten al uitgehaald.

    De Notion-templates besparen je tientallen uren trial en error, én je vermijdt eindeloos dubbel werk of onnodige communicatie.

    En wat je opbouwt, blijft renderen: elke workflow, taakverdeling of sjabloon gebruik je opnieuw. Dat maakt dit traject geen kost, maar een hefboom voor verdere groei.

  • Don’t worry, ik laat je geen moment in de steek. Je hebt 24/7 toegang tot mijn supportkanaal, tijdens de voorbereiding en de implementatie.

    Zit je vast met de voorbereiding of wil je ergens in het traject dat ik meekijk en feedback geef op jouw persoonlijke situatie? Daarvoor dienen de opvolgcalls (2-wekelijks tijdes de fase voorbereiding en maandelijks in de fase support)

    Alles om ervoor te zorgen dat jij kleine stappen in de juiste richting blijft zetten.

  • In dat geval: aarzel niet om me even te bellen (0496 69 41 16) of mailen.

    Je kan ook altijd een online call inboeken.

    Dan bekijken we samen of Ontwerp Je Structuur een goede, volgende stap is voor jouw bureau. Als ik voel dat dat (nog) niet het geval is, dan zal ik dat ook altijd eerlijk zeggen.

Wil je nog even afstemmen of Ontwerp je structuur iets voor jou is?

Plan dan hier je call in.

Ik geef je mijn eerlijke feedback. Zodat je een weloverwogen beslissing kan maken.

Dus: ga jij jezelf in 2026 meer misbaar maken in je bureau?

🙌 Terug meer mentale ruimte om te doen wat je het beste kan & het liefste doet: ontwerpen en werven opvolgen.

🙌 Klanten die zeggen: “wauw, zo’n duidelijke communicatie, we wisten niet dat dat kon in den bouw”

🙌 Tijd winnen, zodat je eindelijk eens vroeger kan stoppen met werken (of misschien zelfs een inspiratie-citytrip kan inplannen om architecturale parels te gaan bekijken?)

KLINKT GEWELDIG, I'M IN!