ZOOM architecten - 📷 Dieter Van Caneghem
Je kent het wel, in één van de eerste gesprekken met je klanten is er één vraag die altijd gesteld wordt:
“Wanneer is het klaar en kunnen we verhuizen?”
Als het project eenmaal loopt komen dan weer de volgende vragen:
“Wanneer ga je de bouwaanvraag indienen?“
“Wanneer moeten wij het ontwerp nakijken?”
“Wanneer komen de offertes van de aannemer binnen?”
“Wanneer gaat de aannemer starten?”
De vragen blijven maar komen en samen met de vragen komen de mails/telefoons/berichtjes/… die jij dan mag beantwoorden.
Heb je er al eens bij stilgestaan hoeveel tijd je hiermee verliest?
Bij het gebruiken van een afsprakenkader :
hoeven ze jou niet meer te bellen of te mailen met vragen over de planning of een stand van zaken.
hoeven ze jou niet meer te bellen, daarna te mailen en dan nog eens een berichtje te sturen om een antwoord te krijgen op dezelfde vraag. Je verliest geen tijd meer om al deze berichtjes te lezen en te beslissen via welk kanaal je gaat antwoorden. Je hebt afgesproken via welk kanaal ze jou het best kunnen bereiken.
sta jij garant voor een transparantie samenwerking. Je communiceert helder en liefst maar één keer.
Mijn ultieme tip 💡: Ik gebruik hier Notion voor. Zo doe ik het ook als ik met jou zou samenwerken. Door er ook een takenlijst aan toe te voegen, kan je zien wie wat moet doen en je houdt de pagina ‘levend’. De gemaakte afspraken worden zo iedere keer zichtbaar.
Hoe handig zou het zijn als je een afsprakenkader hebt waarin alle bovenstaande vragen beantwoord worden?
Zonder dat ze jou hiervoor telkens moeten storen. De tijd die je hiermee wint, kan je gebruiken om aan hun projecten te werken.
Wat zou je hier allemaal kunnen opnemen in een gedeeld “Samenwerken met …” document?
De planning van hun project. Stel dat er door onverwachte omstandigheden (ja 🙄 … ) dingen opschuiven, dan kan je de planning aanpassen en de klant weet ineens ook weer de nieuwe einddatum. Hij/zij hoeft je daarvoor niet te storen.
Je kan in de planning de feedbackmomenten inplannen. Zo weten de klanten wanneer ze tijd moeten reserveren om het ontwerp na te kijken, tegen wanneer er een beslissing van hen verwacht wordt.
Hoe ze jouw kunnen contacteren? Via mail, telefoon, een gedeeld platform, whatsapp, enkel op de feedbackmomenten, … Wat voor jou werkt! Hoe snel ze een antwoord van jou mogen verwachten. Zo hoef je niet te stressen dat je die ene mail niet binnen de dag beantwoord hebt. Het voordeel is dat jij hierdoor kan kiezen wat voor JOU werkt. Je kan ook het aantal kanalen waar info binnenkomt beperken.
Wanneer ze een nieuwe factuur mogen verwachten van jou, hoe groot het bedrag gaat zijn.
Vul je gegevens in
en ontvang gratis mijn voorbeeld.
Een sneak preview
FAQs
-
De eerste keer dat je dit opmaakt vraagt het hoofdzakelijk veel denkwerk. Hoe wil jij samenwerken? Hoe mogen ze jou contacteren? Heb je al een standaardplanning voor jou projecten of niet? Alles hangt er van af hoe je nu al georganiseerd bent. Maar éénmaal het denkwerk gedaan is, is het kwestie van het op papier (aka computer) te zetten. En je kan dit dan telkens kopiëren.
-
Als jij voor jezelf met een planning werkt voor jouw projecten, vraagt het geen extra inspanning. Je kan het afsprakenkader zo opmaken dat jij de planning kan gebruiken in jouw ‘backoffice’ en dat ze ineens gedeeld is met je klanten. Geen extra werk dus!
Maak jij momenteel nog geen planning op voor jouw projecten, dan raad ik jou ten zeerste aan om dat wel te doen 😀. Ik houd niet van dubbel werk. Dus je maakt het op één plaats op en je deelt met met je klanten.
Denk eens aan de tijd die je nodig hebt om periodiek (bv. om de 2 weken) je planning up te daten (max. 5 min) en vergelijk dat eens met de tijd die je zou kwijt zijn om dezelfde boodschap per mail of telefoon over te brengen? Zou je dat lukken op 5 minuten?
-
Daar is het antwoord kort NEE op.
Gebruik je al Notion, maak je gewoon een gedeelde pagina aan.
Gebruik je geen Notion, dan zijn er zeker andere mogelijkheden. Denk aan een gedeeld document op Google Drive document, OneDrive, iCloud, …
-
Het is aan jou om de pagina ‘levendig’ te houden. Verwijs ze telkens naar de pagina. Probeer mail/berichtjes/… zo veel mogelijk te vermijden en zeg dat je het op het gedeeld document gaat ‘posten’.
Je kan er ook een takenlijst, werfupdates, berichtjes, … aan toevoegen.
Kortom, zorg ervoor dat het voor de klant de moeite is om regelmatig naar de pagina te gaan kijken.
Vul je gegevens hieronder in en ontvang gratis mijn voorbeeld.